10 kĩ năng trong báo cáo khoa học

Trong hoạt động khoa học, cách thức trình bày trước đồng nghiệp (hay trước công chúng) là một kĩ năng rất quan trọng. Cái note này muốn chia sẻ 10 kĩ năng về trình bày báo cáo khoa học trong các hội nghị cấp quốc gia và quốc tế.

Tôi thấy nhà khoa học thành công thường phải hội đủ 3 đặc điểm: viễn kiến, phương pháp, và kĩ năng truyền thông. Kĩ năng truyền thông, hay communication skills, bao gồm viết và nói. Do đó, trong thời gian làm nghiên cứu sinh, các đại học phương Tây rất quan tâm đến đào tạo kĩ năng viết và nói, như là một phần quan trọng trong chương trình đào tạo tiến sĩ. Ở những lab nghiên cứu, tất cả nghiên cứu sinh đều phải dự vài seminar mỗi tuần, và đó là điều kiện gần như bắt buộc. Có nơi ra qui định nếu không dự seminar đầy đủ thì sẽ bị cắt tiền trợ giúp cho đi dự hội nghị nước ngoài.

Kĩ năng nói rất quan trọng, và đúng là một phần trong hoạt động khoa học. Chúng ta có thể có kết quả rất hay, có thể có phương pháp làm rất tuyệt, nhưng nếu chúng ta không nói được những cái hay đó thì ... cũng như không. Dĩ nhiên, tôi không có ý nói rằng chúng ta "nổ", hay nói quá những gì chúng ta làm; tôi chỉ đơn giản nói rằng chúng ta cần phải có kĩ năng thuyết phục. Thuyết phục người nghe rằng công trình của chúng ta làm là có ích, hoặc nếu hay hơn nữa là tầm quan trọng. Thuyết phục không phải chỉ bằng lời nói, mà phải bằng chứng cứ, và chứng cứ phải qua bình duyệt hay đã công bố.

Nhưng kĩ năng truyền thông là khía cạnh mà người Việt mình kém nhất. Các em nghiên cứu sinh gốc Việt có thể rất giỏi về chuyên môn nhưng lại rất kém về kĩ năng truyền đạt thông tin, ngay cả truyền đạt những gì các em ấy đang làm. Hạn chế tiếng Anh là một điểm âm lớn, nhưng kém kĩ thuật trình bày và thiếu phong cách lại chính là rào cản lớn nhất. Chưa nói đến nội dung, nhưng ngay cả những cách soạn slide không đúng bài bản đến cách nói không thông cũng gây ấn tượng không tốt cho người theo dõi. Nhưng rất tiếc đó lại là những đặc điểm dễ thấy ở giới khoa học gốc Việt.

Tôi có một thói quen học từ thời còn làm sinh viên: Đó là tập dượt và ... tập dượt. Cứ mỗi lần đi dự hội nghị cùng nhóm, tôi yêu cầu các nghiên cứu sinh phải trình bày trước để tôi xem và góp ý. Lâu ngày thói quen này trở thành một qui ước trong lab. Bất cứ ai trong lab trước khi trình bày ở đâu cũng tranh thủ thời gian trình bày trước lab để đồng nghiệp góp ý. Góp ý đủ thứ, từ nội dung, cách chọn "money slide", cách dùng thuật ngữ, cách chọn màu sắc và font chữ sao cho người ngồi xa có thể thấy, đến cách nói và điệu bộ. Tất cả những góp ý như thế làm cho bài nói chuyện khi ra trình làng gần như là hoàn hảo (theo một qui ước chung trong khoa học).

Thế thì làm sao để có một bài nói chuyện seminar tốt? Tôi nghe các bạn hỏi. Ở đây, tôi muốn chia sẻ vài kinh nghiệm và cảm nhận cá nhân như sau:

1. Chọn chủ đề thích hợp

Khi người ta mời mình đến chia sẻ nghiên cứu, mình phải tìm hiểu xem "chủ nhà" đang theo đuổi chủ đề gì, và sở trường của họ là gì. Khi đã biết hai thông tin đó, chúng ta có thể thiết kế một bài nói chuyện dù là về việc làm của mình, nhưng việc làm đó có liên quan đến sở trường và chủ đề mà họ đang theo đuổi. Phải làm như thế để chúng ta tỏ ra là người đem lại lợi ích cho họ. Lợi ích ở đây là ý tưởng, cách tiếp cận, hay cơ hội hợp tác trong tương lai.

Quan trọng nhất là phải chọn đề tài hợp với trình độ khoa học ở nơi mình nói. Người ta đang ở trình độ 901 mà mình nói chuyện 101 là không hay; ngược lại, người ta đang khởi đầu mà mình nói chuyện “blue sky” cũng không hợp. Nói nôm na cho vui là nếu họ muốn nghe nhạc slow thì mình hát nhạc slow cho họ nghe.

2. Chú ý đến thời gian

Phải tìm hiểu xem chủ nhà cho chúng ta bao nhiêu phút. Thông thường seminar thì chủ nhà cho chúng ta 1 giờ, nhưng trong thực tế chỉ nên nói khoảng 45 phút, còn lại 15 phút để trao đổi và trả lời câu hỏi. Biết được thời gian cũng rất có ích để chúng ta quyết định số slide cần thiết.

3. Không nên dùng quá nhiều slide

Một điều tôi thấy cần nên tránh là dùng quá nhiều slide. Dùng nhiều slide có cái hay là mình có nhiều nội dung để nói, nhưng cái nguy hiểm là người nghe sẽ quên những gì mình nói. Do đó, quyết định số slide cần thiết là hết sức quan trọng. Đối với những người nói tiếng Anh giỏi, họ có thể chỉ cần 10 slide mà nói chuyện suốt 1 giờ. Đối với một câu chuyện khoa học phức tạp và tiếng Anh chưa tốt mấy, tôi nghĩ cứ trung bình ~2 phút cho 1 slide là lí tưởng. Do đó, một bài nói chuyện 1 giờ chỉ nên có khoảng 30 slide.

4. Xác định thông điệp chính là gì

Trước khi soạn slide, chúng ta phải xác định một thông điệp chính mà chúng ta muốn gửi đến khán giả. Phải làm sao sau khi xong bài nói chuyện, khán giả biết mình muốn nói gì. Để xác định thông điệp chính, cần phải soạn một cái mà giới khoa học gọi là "money slide" (slide ăn tiền), tức là cái slide mà chúng ta muốn mọi người phải nhớ đến và nhắc đến. Có khi người ta đưa cái money slide ngay trong lúc bắt đầu bài giảng. Cái money slide phải đơn giản, cô đọng, không có nhiều thông tin, không được dùng nhiều chữ, chỉ dùng hình ảnh càng tốt.

5. Câu chuyện phải khúc chiết

Không có gì buồn chán hơn khi nghe một diễn giả ê a hết chuyện này sang chuyện khác mà không có một ý chính hay một thông tin chính. Đối với một bài nói chuyện về những công trình của lab thì chúng ta phải dẫn dắt người xem từ công trình A, đến công trình B, C, và kết thúc công trình D.

Phải khúc chiết, công trình B là nối tiếp công trình A, và C là hệ quả của B, v.v. Với cách sắp xếp như thế, khán giả sẽ được thưởng lãm một câu chuyện có đầu có đuôi. Nếu bài nói chuyện chỉ tập trung vào một công trình, thì cách sắp xếp là từ ý tưởng hay cảm hứng, đến cách tiếp cận, kết quả, và ý nghĩa, và sau cùng là hướng đi kế tiếp.

Nên nhớ rằng "câu chuyện", chứ không phải là bài giảng - lecture. Câu chuyện mang tính chuyên môn ở bậc cao nhưng thân mật, còn lecture là mang tính sơ đẳng dành cho sinh viên hay người không biết gì. Lẫn lộn câu chuyện thành lecture là rất nguy hiểm!

Mỗi công trình nên có hình một thành viên trong lab để vừa là cám ơn vừa lăng xê người của mình. Hình càng “bụi” càng hay.

6. Cách nói thong thả

Nói chuyện trong seminar chúng ta có khá nhiều thì giờ, nên không cần phải "nói như chạy". Nên tập cách nói thong thả, phát âm rõ ràng, nhưng nhịp điệu phải lên xuống, nhấn nhá. (Thử tưởng tượng chúng ta nghe một người nói suốt 45-50 phút với cái giọng đều đều thì sẽ dễ buồn ngủ như thế nào). Tôi rất ấn tượng với cách vào đề của anh chàng tôi mời: Anh ta bắt đầu bằng cách cám ơn chủ nhà, sau đó anh ta nói về ngoài trời đang có gió mưa tơi tả (để bắt chuyện), rồi mới giới thiệu nội dung bài nói chuyện. Anh ta biết nhấn chỗ nào để người xem chú ý, và biết dùng kĩ thuật animation để mô tả câu chuyện rất tuyệt vời.

Nói thong thả còn áp dụng cho mỗi slide. Một trong những thói quen tôi thấy ở nhiều diễn giả là họ trình chiếu 1 slide rồi dành ra chỉ 1-2 giây hay cao lắm là 30 giây để nói về slide đó. Tôi cho rằng cách làm như thế là rất dở, vì nó làm cho khán giả nghĩ rằng diễn giả không có ý gì để nói, và nếu thiếu ý thì trình bày slide đó làm gì cho mất thì giờ?! Một điểm khác là trình bày slide quá phức tạp hay chữ quá nhỏ, không ai đọc được, cũng là một khiếm khuyết cần phải khắc phục.

Khi diễn giả tiêu ra nhiều thì giờ cho một slide đơn giản, điều đó gửi một tín hiệu tốt cho người xem rằng diễn giả là người am hiểu câu chuyện từ A đến Z. Sự hiện diện của slide chỉ là một yếu tố phụ mà thôi. Tiêu ra nhiều thì giờ cho một slide còn cho khán giả thấy diễn giả là một "master" câu chuyện của mình, và chính điều đó làm cho khán giả có thể tin vào diễn giả.

Dĩ nhiên, đại kị nhất là đọc slide. Đọc slide là một tín hiệu cho thấy diễn giả không biết câu chuyện mình nói. Người ta sẽ hỏi: Chúng tôi cũng có thể đọc slide, hà cớ gì phải mời vị này đến đây? Không bao giờ đọc slide!

7. Nói với khán giả, không phải nói với slide

Một trong những khiếm khuyết hay thấy là diễn giả chỉ nhìn vào slide và nói. Phong cách này làm cho người ta có cảm tưởng diễn giả đang nói chuyện với slide, nhưng họ kì vọng diễn giả nói chuyện với họ. Do đó, khi đã trình chiếu slide, thì diễn giả nên nhìn vào khán giả mà nói, và thỉnh thoảng chỉ đề cập đến slide bằng cách dùng laser pointer. Đây chính là lí do tại sao tôi hay yêu cầu nghiên cứu sinh phải học thuộc lòng nội dung bài nói chuyện của mình để không phải lúng túng và ... không quên.

Một điều quan trọng cần phải chú ý là cách dùng laser pointer. Một số em nghiên cứu sinh có lẽ do hồi hộp nên vung laser pointer ... tùm lum, và do đó tạo ấn tượng không tốt. Một khiếm khuyết khác là dùng laser pointer quá ngắn, nên người ta không theo dõi được. Cũng không nên xoáy xoáy laser pointer quá nhiều làm cho khán giả khó chú ý. Cách dùng laser pointer hợp lí là chỉ vào điểm mình cần nhấn mạnh, và cần phải dành ra khoảng 5-10 giây để khán giả có đủ thì giờ theo dõi.

8. Cách nói "chuyển tông"

Một trong những khó khăn khi trình bày bài nói chuyện bằng slide là chuyển tiếp từ slide này sang slide khác. Một số người có thói quen dừng lại sau khi nói xong một slide, rồi mới bấm nút chuyển tiếp sang slide kế tiếp. Cái khoảnh khắc dừng lại đó nó tạo ra một khoảng trống thời gian rất bất lợi cho diễn giả.

Do đó, người có kinh nghiệm thường dùng cách chuyển tông như sau: Nói đến hết slide, thì diễn giả bắt đầu giới thiệu slide kế tiếp, và trong khi nói chuyện thì tay bấm ngay nút chuyển tiếp. Cách nói chuyển tiếp có thể là "Now, I am going to show you a very important data ...", hay "In the next slide, I am going to show you that ...", hay "Shown in the next slide is some very interesting information ...", hay "Now, I would like you to pay attention to the next slide ..." Với cách chuyển tông như thế, người nghe sẽ cảm thấy được lĩnh hội một câu chuyện đầy đủ và liên tục.

9. Tỏ ra thân thiện

Khi được mời đến nói chuyện, chúng ta là khách của chủ nhà. Mà, đã là khách thì cần phải tỏ ra thân thiện với chủ nhà và đồng nghiệp của chủ nhà. Có nhiều cách tỏ thái độ thân thiện, từ cách nhìn, đến nụ cười, và nhất là cách trả lời câu hỏi. Nhưng một điều cần phải tránh, tuyệt đối tránh, là không bỏ tay vào túi quần. Bỏ tay vào túi quần là một cử chỉ được xem là ngạo mạn, phách lối, và sẽ gây thiếu thiện cảm ở diễn đàn.

10. Cách trả lời câu hỏi thuyết phục

Một seminar lúc nào cũng có câu hỏi, và câu hỏi góp phần làm hào hứng "câu chuyện". Nhưng cách mà diễn giả xử lí và quản lí câu hỏi là một yếu tố khá quan trọng để cho bài nói chuyện thành công. Tôi sẽ nói về cách xử lí câu hỏi trong một cái note sau.

Trên đây là 10 điểm trong việc trình bày báo cáo khoa học trong hội nghị mà tôi muốn chia sẻ cùng các bạn. Chắc còn nhiều điểm khác nữa nhưng tôi chưa nghĩ ra. Điểm nào cũng quan trọng, không thể xem điểm nào kém hơn điểm nào. Nên nhớ rằng báo cáo là thuyết phục khán giả, chứ không phải giảng bài cho khán giả, và các kĩ năng trên có thể tăng thêm tính thuyết phục. Hi vọng các kinh nghiệm trên sẽ giúp các bạn trong lần báo cáo lần sau.